1.目的
规范质量记录的管理，客观、准确地反映质量活动和质量体系的有效运行，为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2. 适用范围
本程序文件适用于与质量体系有关的所有记录。
3. 术语
记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4. 职责
4.1 各部门负责人负责相关质量记录的审批。
4.2 各部门负责相关质量记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。
4.3 管理者代表负责监督、审查质量记录控制的实施情况。
4.4 总经办文控员负责对质量记录进行编号。
4.5 质量记录的填写人员，对所记录的每一个数据文字负责。
5. 作业程序
5.1 凡质量体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属“质量记录”的范围。质量记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。
5.2 编制、审批、标识、发放
5.2.1 质量记录的编制
根据工作的需要，由各使用部门科学合理的编制质量记录。
质量记录要求设计美观、格式清晰、项目明确、填制方便，能实现使用目的。
质量记录的编制应尽可能全面，能反映产品质量形成过程和结果以及质量体系运行的情况和效果，能为质量管理和质量保证提供必要的信息和依据。
5.2.2 质量记录的审批、标识和发放
经部门负责人或公司领导审批的质量记录样稿，由总经办负责对其进行唯一性标识编号。
总经办文控员编制公司《质量记录样册》，每一份质量记录均有唯一的编码。
质量记录编号标识后由使用部门进行发放、使用。
5.3 质量记录的填写
5.3.1 填写时，字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不得随意涂改；如有错误，用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。
5.3.2 使用蓝色或黑色圆珠笔、水笔、碳素笔填写；不得使用铅笔，彩笔填写（财务工作上有特别要求的除外）。
5.3.3 各部门的负责人对本部门的质量记录进行审核、监督、管理。
5.4 质量记录的更改
5.4.1 各相关部门根据质量活动实际运行情况，需变更质量记录时，需经部门负责人/公司主管领导审批。质量记录样式更改时，应给予新的版号。
5.4.2 因需增加客观证据而增加产品质量记录或体系运行记录时，按本程序5.2.2执行。
5.4.3 记录使用部门应对更改后失效的质量记录表格作回首处理，以防误用。
5.5 质量记录的管理
5.5.1 收集、整理
a. 在每一项质量活动/过程结束后，该项质量活动/过程的负责人应将该项记录整理后交相关部门。
b. 质量记录的主管部门，根据工作需求，将质量记录复制后分发至有关部门。
5.5.2 查阅、借阅
a. 已归档的质量记录，借阅时应填写《文件借阅登记表》。
b. 经相关部门负责人同意，可查阅其质量记录。
c. 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。
5.5.3 质量记录的标识、贮存和保护
a. 各相关部门，每年1月份时对上年的质量记录按类别装订成册，做好名称、部门、时间等标识，保存在适当的地方，以便于查阅，并注意防虫鼠、防潮等工作以防止质量记录的损坏、变质和丢失。
采用其它媒介的质量记录，也应有相应的贮存条件，如磁盘等，必要时复制备份。
5.6 外来质量记录的控制
5.6.1 供应商提供的物资，其有关的质量记录，由物控部向品质部移交。由品质部管理。
5.6.2 顾客的质量投诉，由营销部移交品质部，由品质部进行管理。
5.6.3 其他外来记录由相关部门保存。
5.7 质量记录的检索
各部门应对本部门的质量记录进行定期的整理、归档，并编制质量记录清单或台帐，以便于查阅和检索。
5.8 质量记录的保存期限
质量记录的保存期限一般为两年，具体见《质量记录目录》。
5.9 质量记录的处理
5.9.1 已超过保管期或无查考价值的质量记录，可进行销毁处理。
5.9.2 需销毁质量记录时，由其管理员填写《文件销毁申请单》，经质量记录主管部门负责人审批后，文件管理员负责销毁。
6. 相关文件
6.1 《文件控制程序》
6.2 《文件编号规定》
6.3 《质量记录样册》
6.4 《质量记录目录》
7. 记录
质量记录清单；文件借阅登记表；文件销毁申请单。
